Microsoft 365 içindeki yedekleme işlemi, yanlışlıkla veya kasıtlı olarak veri silme durumlarına karşı koruma sağlama amacıyla geliştirilmiştir.

Exchange e-postaları, SharePoint siteleri, OneDrive hesapları, Microsoft 365 Grupları gibi birçok hizmetin yedeklenmesi ve verilerin kaybını önlemek için kullanılabilir. Örneğin mailler üzerinden açıklama yapalım. Bir kullanıcı, şirket için kritik bir maili yanlışlıkla sildi ve mailin başka bir kullanıcıda yedeği bulunmamakta, kritik bir mail olduğu için şirket bu veriye mutlaka erişmeli. Eğer daha önce yedekleme ayarları etkinleştirildiyse kullanıcı maili silindi olarak görecektir fakat mail, mail kutusunda gözükmese de arka planda mail yedeklenecektir. Yönetici istediği zaman sadece birkaç işlem ile veriyi görebilecek ve kurtarabilecektir.

Bilmemiz gereken önemli bir konu da verilerin nerede yedeklendiğidir. Doğru anlamak için örneklendirelim. Tamamıyla dolu olan 50GB’lik bir depomuz olduğunu düşünelim, kullanıcı kendi gözünde önemsiz fakat şirket için kritik olan 10GB lık bir veriyi sildi, bu işlemin sonucunda dolu olan depolama alanının boşaldığını düşünerek farklı bir dosya yüklemeye çalıştı ve yetersiz depolama alanı uyarısını aldı, bunun sebebi kullanıcı sildiğini düşünse de arka planda verinin tutulmasıdır. Yedekleme özelliği etkinleştirilen bir kullanıcı ne silerse silsin veri asla silinmeyecektir. Bu durum depolama alanının dolmasına sebep olur ve farklı bir sorun oluşturmaktadır. Burada da devreye kurulum aşamasındaki ayarlamalardan birinin ne kadar kritik olduğunu göstermektedir. Ayarlamalarda veriyi belirli bir süre sakla ve bu süre sona erdikten sonra A işlemini otomatik olarak gerçekleştir diyebilmekteyiz.

Bunun yanı sıra süre dolduktan sonra bana haber ver ve benim işlem yapmamı bekle de diyebilmekteyiz. 3 yıl süre belirlediğimizi düşünürsek, bugün 3 yıl önce silinen veri tam anlamıyla silinecektir. Tüm bu adımlar sonucunda sorunsuz şekilde yanlışlıkla veya kasti veri kaybının ve bunların yanı sıra depolama alanının dolmasının önüne geçilebilmektedir.